أفضل الممارسات للتعيين في المواقع القيادية الأكاديمية!

يقدم هيرمان برلينر جملة من النصائح من وحي خبرته الغنية في مؤسسات التعليم العالي حول كيفية تجنب الأخطاء عند البحث عن أشخاص للعمل في مناصب رفيعة المستوى مثل الرئيس أو نائب الرئيس أو العميد.

ويشير الى ان جميع عمليات البحث مهمة، ولكن من الواضح أن بعضها أكثر أهمية من البعض الآخر. الأخطاء خطرة وتحدث عند البحث عن عضو هيئة تدريس أو رئيس قسم، ومع ذلك فهي أكثر خطورة عند ارتكابها على مستوى العميد أو نائب الرئيس أو الرئيس. في نصف القرن الذي أمضيته في التعليم العالي، شاركت في عمليات البحث الرئاسية وعمليات البحث عن الزملاء ونائب نائب الرئيس وعمليات البحث عن نائب الرئيس وعمليات البحث عن العميد التي نجحت وفشل في الوقت نفسه. في كثير من الحالات ، ترأست لجنة البحث أو شاركت في رئاستها.

على طول الطريق، اكتسبت رؤى حول ما يجعل البحث عن الانسان المناسب اكثر فعالية وأكثر ناجحًا، وأود أن أشارك القليل منها والتي اجملها بالنصائح الأتية:

تطوير وصف وظيفي صادق. بينما تعرض المواد الدراسية أمور مثالية في التوظيف، يجب ألا تحاكي أوصاف الوظائف والإعلانات للمسؤولين هذا النهج. من واقع خبرتي، الإدارة العليا هي مزيج من الشعر والسباكة. إذا كانت السباكة لا تعمل، فلن تكون هناك بيئة مواتية للشعر ، وبدون الشعر والرؤية ، لا يمكن للجامعة المضي قدمًا.

خلال ذروة أزمة COVID ، كانت معظم المناصب الإدارية العليا “سباكة” – تركز على الحفاظ على سلامة الجميع أثناء تجاوز الأزمة وتسهيل الدورات الدراسية اللازمة للطلاب لإحراز تقدم. حتى في الأوقات الأكثر طبيعية ، فإن عدم الاعتراف بعدد لا يحصى من المسؤوليات الإدارية المؤثرة لا ينصف تلك المواقف.

على سبيل المثال ، تعد القدرة على جمع الأموال أمرًا ضروريًا للعديد من المناصب الإدارية العليا. “الشعر” يكلف المال ، ونجاح الطلاب يكلف المال ، ودعم أعضاء هيئة التدريس يكلف المال ، وغالبًا ما يصنع جمع الأموال للبرامج والمنح الدراسية والأساتذة المتميزين الفرق بين عدد أكبر أو أقل من المبادرات الإيجابية. يجب أن تكون التوصيفات الوظيفية مشجعة لجذب المرشحين المؤهلين تأهيلا عاليا ، ولكن يجب أيضا أن تكون تمثيلات شاملة لما يستلزمه المنصب حقا وما هي التوقعات الحقيقية.

حدد شركة البحث بعناية. يمكن لشركات البحث أن تقدم مساعدة لا تقدر بثمن ، لكنها أو الأشخاص الذين يعملون فيها قد يكونون مثاليين لبحث واحد ولكن ليسوا مؤهلين لبحث آخر. ما لم تكن هناك حاجة لبدء البحث على الفور ، يجب عليك إجراء مقابلات مع عدة شركات قبل اتخاذ القرار. أيضًا ، قد تقدم الشركة قائدًا معروفًا في مجال التعليم العالي للمساعدة في إجراء البحث ، ولكن تأكد من تحديد مدى مشاركة هذا الشخص في الواقع وما هي الخبرة المحددة التي يمكن أن يقدمها لبحثك المحدد.

قبل اتخاذ قرار بشأن شركة بحث، تحقق جيدًا من أنها ليست منخرطة في بحث مماثل مع مؤسسة أخرى. تأكد أيضًا من أن ممثلي شركات البحث يجسدون التنوع، لأن ذلك سيعزز فرص توظيف مجموعة متنوعة من المرشحين.

بمجرد الاختيار، ستطلب شركة البحث إجراء فحص لجميع المرشحين ثم إعادة توجيه هؤلاء المرشحين الذين يعتقدون أنهم مؤهلين. لكن لا ينبغي أن تكون شركة البحث هي المحدد المطلق للمرشحين المناسبين. يجب أن يقوم عضو أو أكثر من أعضاء لجنة البحث بمراجعة طلب كل مرشح. بالطبع، مراجعة جميع خطابات الغلاف والسير الذاتية تستغرق وقتًا طويلاً ، وقد لا يكون العديد من المتقدمين مؤهلين. في إحدى عمليات البحث السابقة التي أجريتها ، تقدم شخص لم يحصل بعد على درجة البكالوريوس ولكنه شعر أن مستقبله كان في التعليم وأن العمادة ستكون مكانًا ممتازًا للبدء. ومع ذلك ، فإن استثمار الوقت الإضافي في مراجعة جميع المتقدمين يوفر ضمانًا إضافيًا بعدم تفويت أي مرشح مؤهل تأهيلا عاليا.

تشكيل لجنة بحث متنوعة حقًا. يجب أن تعطي اللجنة إشارة واضحة بأنها ملتزمة بشدة بقيم التنوع والإنصاف والشمول. وبالمثل ، يجب أن يشير وصف الوظيفة أيضًا إلى أن المرشح الناجح سيكون لديه التزام قوي تجاه   “التنوع” ويجب تعريفه على نطاق واسع. على سبيل المثال ، يجب أن تسعى جاهد لتضمين أعضاء هيئة التدريس في اللجنة الذين هم مثبتين أو الذين تم تعيينهم مؤخرًا . لدى أعضاء هيئة التدريس الكبار الكثير مما يمكنهم المساهمة به ولكن غالبًا ما يكون لديهم أولويات مختلفة عن أعضاء هيئة التدريس في مرحلة مبكرة من حياتهم المهنية أو أعضاء هيئة التدريس على مسار مختلف.

يجب أن تكون المجالات والتخصصات الممثلة متنوعة وتمثل القيم الأساسية للمؤسسة بالإضافة إلى المبادرات الجديدة التي تخطط لمتابعتها. في عمليات البحث العميد، العمداء أو نواب الرئيس الذين سيعملون مع الشخص المختار ضروريون أيضًا. تمثيل الطلاب هو طريقة أخرى لضمان تنوع واسع.

إن مشاركة الادارة بشكل كبير في عمليات البحث الرئاسية أمر مفروغ منه ، ولكن ضع في اعتبارك أيضًا وجود ممثلين من مجلس الإدارة في لجان البحث عن العميد والعمداء وبعض نواب الرئيس ، مثل المسؤول المالي أو المسؤول عن المعلومات. يكتسب الأمناء فهمًا أفضل للقضايا وتعزيز التطور في أدوار صنع القرار من خلال الانخراط في عملية البحث.

لقد تعمدت عدم اقتراح إدراج الشخص الحالي في المنصب في لجنة البحث. العديد من كبار الإداريين ، بعد سنوات من الخدمة ، لا يفهمون فقط المناصب التي يشغلونها ولكنهم يتفوقون فيها. ومع ذلك ، سوف يتطلعون إلى تكرار مجموعة مهاراتهم في استبدالهم عندما ، في الواقع ، هناك العديد من الطرق للنجاح في المركز. يجب على اللجنة تقييم المرشحين بعيون جديدة، وفقط بعد اختيار المتأهلين للتصفيات النهائية ، يجب أن يطلبوا من شاغل الوظيفة التحدث مع كل منهم وتقديم توصية.

تقوم الكليات أحيانًا بإنشاء عدة لجان بحث منفصلة – على سبيل المثال ، إنشاء لجنة أمناء بالإضافة إلى لجنة أعضاء هيئة التدريس ، حيث تقوم لجنة الكلية بتقديم المشورة للجنة الأمناء. ما يثير قلقي دائمًا بشأن هذا التقسيم حسب الدوائر هو أنه يسمح للمرشحين بتكييف إجاباتهم مع الدائرة الانتخابية التي يتفاعلون معها. يتم خدمة الجميع بشكل أفضل من خلال الاستماع والتفكير في نفس الإجابات في نفس الوقت.

إن وجود لجنة متنوعة على نطاق واسع لا يخلو من التحديات. كلما زاد عدد أعضاء اللجنة وتعددت وجهات النظر، زاد صعوبة الإجماع. لكن لا ينبغي أن تقدم أي توصيات من لجنة البحث دون أن يحظى المرشح بتأييد ساحق. تعتبر الأقلية الكبيرة التي تعارض تعيين شخص ما إشارة ذات صلة حقًا. نرغب جميعًا في إكمال البحث ، ولكن الاستمرار في البحث أفضل بكثير من تعيين شخص قد لا يكون ناجحًا.

ضمان السرية. يُترجم المزيد من الأعضاء في لجنة البحث أيضًا إلى احتمالية أكبر بعدم الحفاظ على السرية بنجاح. في عالم مثالي، سيعرف الجميع من هم المرشحون. ومع ذلك ، فإن الشخص الذي يتقدم لشغل منصب يمكن أن يتقوض وضعه الحالي ويصبح أكثر قابلية للاستهلاك إذا أصبح ترشيحه معروفًا.

يعد انتهاك السرية وتقديم معلومات من الداخل إلى المرشح ، مثل الأسئلة التي سيتم طرحها ، أمرًا فاضحًا بشكل خاص. تحتاج شركات البحث ، في بعض الأحيان ، إلى دعم لتشجيع العملاء المحتملين الواعدين للغاية على أن يصبحوا مرشحين. يمكن أن يأخذ ذلك شكل الخبرة المؤسسية التي يمكن أن تكون حاسمة في مساعدة العميل المحتمل على اتخاذ قرار إيجابي. لكن تحويل عميل محتمل كبير إلى مرشح من خلال توفير معلومات من الداخل يمكن أن يهدد تكافؤ الفرص. يجب على شركة البحث وكل عضو في لجنة البحث التوقيع على اتفاقية سرية.

قم بإجراء مقابلات مدروسة ومتسقة. يجب أن تطرح اللجنة نفس الأسئلة على كل مرشح – وإلا ستكون في موقف لا مثيل له – ويجب أن تعكس هذه الأسئلة بدقة مسؤوليات المنصب. يجب أن تمنح المرشح الفرصة للإدلاء ببيان افتتاحي موجز وطرح أي أسئلة لديه باختصار في نهاية المقابلة. يجب أن يكون الوقت الإجمالي للمقابلة حوالي ساعة ونصف ، مع وجود وسادة مدتها 15 دقيقة ، في حال استغرقت المناقشة وقتًا إضافيًا.

عند إجراء مقابلة مع عدة مرشحين في نفس اليوم ، حدد عددهم بخمسة مرشحين ، مع استراحة بعد أول اثنين أو ثلاثة. تؤدي جدولة عدد كبير جدًا من المقابلات إلى تناقص العوائد. وفي نهاية كل يوم ، يجب أن تراجع ، مبدئيًا على الأقل ، المرشحين الذين قابلتهم.

جلب الوباء معه الحاجة إلى إجراء المزيد من المقابلات الافتراضية. ولكن بالنظر إلى أهمية مهارات التعامل مع الآخرين للمناصب العليا ، يجب أن تكون الجولة الأخيرة من المقابلات شخصية. لا يجب أبدًا اتخاذ القرار بناءً على التفاعلات الافتراضية فقط.

فحص المرشحين النهائيين بدقة. بمجرد اختيار المتأهلين للتصفيات النهائية ، تحقق بالكامل من المراجع – ليس فقط تلك التي يوفرها المرشح ولكن من الأشخاص الآخرين الذين يمكنهم تقديم معلومات وثيقة الصلة بالموضوع. خلال عقود من البحث ، لم أتلق أبدًا خطابًا أو بريدًا إلكترونيًا أو أجريت محادثة مع مرجع قدمه المرشح كان أي شيء آخر غير إيجابي. نعم ، لقد أجريت محادثات مدح خافتة ، والتي عادة ما تكون معبرة ، لكن السلبيات تبدو غير موجودة تقريبًا. قد يتضح أن القدرة على الوصول إلى الأفراد الآخرين الذين قد يكون لديهم معلومات ذات صلة لا تقدر بثمن. إن التسرع في إنهاء البحث وترك مراجعة مرجعية دقيقة أدى دون شك إلى حدوث أخطاء في التوظيف.

كجزء من العملية ، يجب عليك إجراء فحص الخلفية الجنائية والتحقق بأعلى درجة. تقوم المؤسسات أيضًا بترتيب إجراء فحص ائتماني، على الرغم من أن ذلك قد لا يكون ذا صلة بخلاف الوظائف مثل المدير المالي.

في معظم عمليات البحث، تقدم اللجنة توصياتها إلى الشخص (العميد أو الرئيس) أو الهيئة (مجلس الأمناء) التي يتبعها المنصب. عادة، يجب التوصية بأكثر من متسابق نهائي. ستحتاج إلى توفير خيار لصانع القرار لتجنب خطر عدم موافقته على المرشح الواحد وينتهي بك الأمر بفشل البحث.

تفاوض في الوقت المناسب. بمجرد اتخاذ القرار النهائي ولكن قبل عرض الوظيفة رسميًا، تحدث مع المرشح حول شروط التعيين. يجب أن يتم الاتفاق على التعويضات والحوافز ومدة العقد ومدته، إن وجدت، في فترة زمنية معقولة، ومن ثم يتم تقديم عقد رسمي. لقد شاركت في عمليات بحث حيث أجريت مفاوضات مفصلة بعد تقديم العرض الرسمي. كلما طالت مدة العملية، كلما أصبحت غير مريحة للجميع. وبعد ذلك، إذا لم يتم الانتهاء من البحث بنجاح ، فسيصاب جميع المعنيين بالحرج.

قادتني خمسون عامًا من الخبرة إلى أفضل الممارسات هذه. آمل أن تتمكن من الاستفادة منها وأن تكون عمليات البحث التي تجريها هي قصص النجاح التي نريدها جميعًا.

المصدر: insidehighered